原创|从一份历时1095天的审计报告说起~~

发布于 2021-06-22 07:14

01

一份迟来的审计报告

最近,我的一位老朋友联系了我。


几年前他是我的内部审计同事,但现在他是一家大公司的高管。他联系我,是因为他刚刚收到一份针对他的分管领域的内部审计的报告,报告中涉及一些关键的审计发现。他没有就报告的内容与我沟通。相反,他大为惋惜的是,这个审计项目自始至终延续三年才完成。


是的,你没听错,3年,36个月,1095天!


我意识到,内部审计项目的延误,部分是由于新冠疫情。新冠大流行期间,许多内部审计部门难以及时开展审计。然而,正如我去年在一篇博文中所分享的,在异常混乱的时期,审计报告需要更加及时。即使内部审计部门在过去的18个月里被完全关闭,审计实施的时间仍然过长。对迟来的审计报告进行抨击时,我的前同事指出了审计的几个“陷阱当实施审计项目的时间太长时,这些“陷阱往往是真实的。


首先,部分审计结果是过时的。某些涉及新冠疫情之前的控制和操作,已经与2021年年中没有可借鉴之处;

其次,如果他在审计实施过程中获取了审计报告的初稿或提要信息,某些控制措施可以更早得到纠正。

最后,最终报告对该组织几乎“没有价值”。


我非常同意,因为客户通常是对审计报告价值做出评估的最佳人选。


这的确是一个不同寻常的案例。很少有内部审计项目会拖延一年以上,但很多内部审计项目都完成得不及时。在许多内部审计的利益相关者/客户看来,即使一个项目持续三个月的时间,其完成也不是及时的。曾经有一个客户,他直愣愣地盯着我:“我需要及时得到你们的审计结果,这样才能有所作为。”他还说,迟来的报告几乎毫无用处。我觉得这的确是一个苛刻的要求,但我理解他的观点。

02

迟来不如不来

多年来,我越来越认同伟大的剧作家萧伯纳(George Bernard Shaw)的观点:“迟来不如不来”


近三十年来,我一直在宣扬审计报告的及时性。就这个话题我写了无数的博文,甚至在我的著作《与风险竞速开展审计》(the Speed of Risk)中,我专门用了三章来阐述如何让内部审计报告变得更为及时。为了加速审计进程、提高审计效率,项目期间有很多事情要做,但编写、修改进而形成最终报告的过程,往往是最大的罪魁祸首。


著名的拉里•索耶(Larry Sawyer)曾说过,“来源于审计部门内部摩擦所产生的延误,远远少于审计报告撰写过程所产生的延误。”


索耶继续正确地指出,“最杰出的分析和最有成效的审计结果,在撰写报告的过程中似乎被遗忘了。”


在我看来,这是索耶(甚至任何其他从业者或学者)对内部审计所发表的最明智的评论。


在从事内部审计超过45年之后,我仍不能确定我们在发布及时、书面、良好审计报告方面是否比我第一次“穿上内部审计马夹”时更加精通。


正如索耶所指出的,犯下“未及时报告的罪行”的原因有很多:

  • 内部审计人员缺乏基本的写作和“讲故事”技能。

  • 报告初稿常常把内部审计师描绘成英雄,把管理层描绘成恶棍。

  • 内部审计主管(尤其在具有多个主管级别的大型审计部门)经常重写或大量修改审计报告初稿。

  • 对准确性的强调胜过了对及时性的强调。

  • 与管理层缺乏协调,尤其是报告初稿里的负面语气激发了与管理层的矛盾,给最终报告的定稿带来了巨大的阻力。


03

对迟来的审计报告“零容忍”

在21世纪20年代,风险的出现和破坏组织价值的速度决定了内部审计师应该对延缓最终报告的过程实行“零容忍”。


这篇博文开始时提到的、三年后才提交最终审计报告,根本不能对组织价值起到保护作用,更不用说提高它了。




04

加速审计报告的四个关键策略

在这里,我再一次分享一些能加速报告结果的建议。我将其归结为四个关键策略。


1在审计过程中随时分享审计发现

在最终敲定审计报告时,最令人沮丧的拖延是与客户就审计观察、结论的措辞和语气进行谈判。当客户一次性看到所有审计结果时,他们出自本能地强烈反对审计报告。逐步提供结果可以帮助减轻这种冲击。一旦内部审计团队在审计业务中达到了一个满意的点,即存在一个可报告的条件或管理层需要处理的事情,那么立即与客户共享信息——既可以通过非正式的方式,也可以通过书面的、临时的更新。在审计期间的定期沟通不仅减少了最终产生摩擦的可能性,更重要的是,它使更及时的纠正措施成为可能。


2减少甚至消除对审计结果的多重审查

内部审计部门的规模越大,必须提交审查的级别也就越高。内部审计部门内部的多重审查往往是审计报告延误的主要原因。简化审查过程和减少审查人员的数量必将加快报告进程。


3通过“团队编辑”方法缩减报告周期

将审计团队、各个级别的报告审查人聚集在一起,进行一次联合会议,可以显著缩短报告周期。这样,内部审计组、部门内的各级主管就可以讨论草案并提出修改建议,而不必像通常那样没完没了地来回修改。过去,我曾在自己领导的内部审计部门使用这种“团队编辑”方法,取得了巨大成功。


4富有创意地精练审计报告

现在已经是21世纪了,但我们的报告看起来和感觉上都像是在电动打字机上敲打出来的。我们生活在推特和短信的时代,但我们写的报告看起来和感觉上都像是大学学期论文。要有创意,尽可能快速和简洁地传达信息。是的,我们必须记录审计结果,但一份典型的内部审计报告远远超出了传达审计结果的范围。将报告精简到最基本的部分,并根据报告的及时性来衡量审计绩效——而不是以审计报告的字数或审计发现的数目。


我可以就内部审计的及时性发表意见,但那不意味着我们提高了审计效率和效果。我希望我的建议对您的未来的审计活动有所帮助。


一如既往,期待您的真知灼见。

作者:理查德·钱伯斯(全球内部审计领袖,IIA全球终身成就奖,源自2021年6月14日其个人博客

翻译:内审之友专家委员会陈国华

总编辑:家文




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