如何准备GMP检查和GMP检查缺陷之人机料法环

发布于 2021-07-29 11:44

GMP Inspections: Organisation of the Front and Back Office

GMP检查的前台和后台

The inspection is carried out in the front office and prepared in the backoffice. The preparation room is used to train and instruct staff. Thisinteraction guarantees excellent communication and a strong sense of being partof a team. An inspection is a team sport and each team member gives 100% sothat goals can be scored in the front office.

检查在台前和台后都需要进行准备。准备室是用来培训和指导员工的。这种互动保证了良好的沟通和强烈的团队归属感。检查是一项团队运动,每个团队成员都要付出100%的努力,这样才能在前台进球。

Front office

前台

The front office is the inspection room where the inspectors stay duringthe inspection and are looked after by the staff of the company undergoinginspection. The room is sometimes referred to as the „war room“. However, aninspection must not escalate into a "war", so it is better to speakof an "inspection room".

前台是检查员在检查期间停留的检查室,由接受检查的公司员工负责。这个房间有时被称为“作战室”。但是,检查不能升级为“战争”,不妨称之为“检查室”。

These are the front office roles:

这些是前台的角色:

  • Responsible inspection lead

  • 负责检查引导

  • Minute taker

  • 记录员

  • Subject matter experts     (SMEs)

  • 主题专家(SME)

  • Runner

  • 信息传递

Communication with the back office is important for the work carried outin the front office. This is ensured by the runner, but even more so throughtechnical support. Technical support is used to make sure that the team membersin the back office know exactly what is happening in the front office.

与后台的沟通对于前台开展工作非常重要。这由信息传递员来确保,但更重要的是通过技术支持。技术支持用于确保后台办公室的团队成员确切地知道前台办公室正在发生什么。


Back office

后台

The back office is a room that should be directly beside the inspectionroom. The back office is generally larger with adequate shelf space fordocuments that are prepared for the inspection. Each document that is moved tothe front office is checked in the back office beforehand. The back office istherefore the mainstay of every GMP-inspection. The size of the back officeteam depends on the complexity of the inspection and the number of inspectors.For simple inspections, sometimes you don't need a back office at all.

后台办公室应在检查室的旁边。后台办公室通常比较大,有足够的架子空间存放为检查准备的文件。每一份送到前台的文件都要事先到后厅进行核对。因此,后台办公室是每一个GMP检查的支柱。后台办公室团队的规模取决于检查的复杂性和检查人员的数量。对于简单的检查,有时你根本不需要后台办公室。

The following roles in the back office must be assigned:

后台必须分配以下角色:

  • Back office management

  • 后台管理员

  • SMEs back office

  • 后台的SME

  • Runner

  • 信息传递员

The back office provides answers to the questions that arise in the frontoffice. It is therefore necessary that the experts located in the back officeare extremely familiar with quality issues. The work includes:

后台部门为前台部门提出的问题提供答案。因此,后台办公室的专家必须非常熟悉质量问题。工作包括:

  • Researching documents

  • 查找文件

  • Providing documents

  • 提供文件

  • Examining and checking     documents

  • 检查和核对文件

  • Laying out documents in     readiness

  • 迅速准备好文件

Important QA, QC and QM documents are normally brought to the back officedays before the inspection begins. As a result, they can be quickly retrievedduring the inspection. Access to the IT systems of the departments responsiblefor quality is also provided in the back office. Experienced Inspectors areaware of the support provided by the back office and often visit it after theconcluding discussion to thank personnel there for their support.

重要的QA、QC和QM文件通常在检查开始前几天送达后台办公室。因此,它们可以在检查过程中迅速找到。后台办公室也提供对质量部门IT系统的访问。有经验的检查专员了解后台部门提供的支持,并经常在讨论结束后访问后台部门,感谢那里的人员提供的支持。

The back office team must prepare itself properly to ensure it can supportthe front office during the inspection. It should clarify its responsibilitiesin advance, because this is generally not possible during the hectic day-to-daybusiness of the inspection and dozens of queries from the front office. Thesituation outlined in Figure 21.D-11 and Figure 21.D-12 is characteristic of aninspection, and personnel in the back office must know who is responsible forwhich tasks. If the workflow and responsibilities in the backoffice are properly regulated, this will be reflected in the smooth flow ofinformation during the inspection.

后台团队必须做好充分准备,以确保在检查过程中能够支持前台。它应该提前明确自己的职责,因为在日常繁忙的检查和前厅的大量问题中,这通常是不可能的。图21.D-11和图21.D-12展示了检查的特点,后台办公室的人员必须知道谁负责哪项任务。如果后台办公室的工作流程和职责得到适当的规范,这将反映在检查过程中信息的顺畅流动上。

Figure 21.D-11 Interaction between front and back office, © Thomas Peither

图21.D-11前台与后台的互动

Figure 21.D-12 Example for the interaction between front and back office

图21.D-12前台与后台互动示例

Preparation room

准备室

The preparation room is a waiting room located between the back office andthe front office. Technical experts prepare themselves in this room and can begiven some final pointers before their "entrance".

准备室是位于后台办公室和前台办公室之间的等候室。技术专家在这个房间里做好准备,在他们“进入”前可以得到一些最后的指示。

The preparation room has a     number of different functions:

准备室有几个不同的功能:

  • Technical experts can     prepare themselves in the quiet atmosphere (the back office is often     extremely hectic).

  • 技术专家可以在安静的氛围中做好准备(后台办公室通常非常繁忙)。

  • Technical experts are     prepared for the situation in the front office. How is the atmosphere?     Which behaviours have been positively received? What should be avoided?

  • 技术专家为前台的情况做好准备。气氛如何?哪些行为得到了积极的回应?应该避免什么?

  • The support in the     preparation room should be left to team members with the inner quiet     required. In this way, the experts can be relieved of their last-minute     nerves so they can concentrate on the job at hand.

  • 准备室的支持应留给团队成员,并要求内部安静。这样,专家们就可以从最后一刻的紧张中解脱出来,集中精力做好手头的工作。

  • Communication platform access     should also be available in the preparation room so that the communication     between the front and back-office can be followed.

  • 准备室还应提供通信平台的接入,以便实现与前后台之间的通信。

The experiences of the technical experts also are collected in thepreparation room after their presentations in the front office. In this way,the preparation room is used as a coaching room to prepare the experts for theatmosphere in the front room.

技术专家在前台作报告后,也在准备室收集经验。这样,准备室就可以用作训练室,让专家们为前厅的气氛做好准备。

The preparation room is not mandatory, but it is a good place to escapethe partly hectic atmosphere in the back office before entering the frontoffice.

准备室不是强制性的,但它是一个很好的地方,可以在进入前台之前逃离后台办公室的部分繁忙的气氛。

GMP检查缺陷之人机料法环

GMP缺陷之《机构与人员》

1.将中间产品的取样、检验等职责交由生产部门负责。

2.培训落实不到位,培训针对性差。新员工未掌握操作技能即独立操作。

3.生产管理、质量管理人员偏少,在有人请假时不能及时管理到位。

4.特殊岗位(如中药材检验)缺乏有实际经验的人员上岗。

5.质量转受权人没有经过相应的培训。

6.进入洁净区的维修人员未进行微生物知识培训。

7.对进入不同洁净级别区(室)的外来人员,未进行个人卫生、更衣等要求的现场指导。

8.洁净服未进行编号,不同洁净级别衣物在一起清洗、整理。

GMP缺陷之《厂房与设施》

1.功能间面积偏小,生产物料存放及人员操作空间不够,容易造成混淆、交叉污染。

2.未按维修计划对厂房进行维修保养,不能提供相关记录。

3.厂房改造图纸不受控,没有版本号,不能追踪修订历史。

4.厂房设计不合理,储存物品区同时作为人流通道。 

5.企业对多产品共用厂房设施、设备的风险评估不充分。 

6.新安装设备设施或硬件改造无记录,改造后未进行验证、修改文件、人员培训。 

7.在线生产过程中,加工过的物料与未加工过的物料放在同一垫板上,且容器无物料名称。 

8.温、湿度监控点不具有代表性。温、湿度,压差出现超标情况,未采取适当处理措施,未按偏差管理制度执行,记录与实际不符。 

9.对产尘大房间的气流流型未进行确认,不能充分证明该区域的粉尘不外泄。 

10.下水管管径过小,排污水时溢至周围地面。水槽及盖板过小,水封过浅,无法形成水封。 

11.车间产尘操作间除尘设施除尘能力不够,方法不正确,除尘效果不好。 

12.对直接入药的中药饮片粉碎间及人员、物料进出间未参照洁净区管理。 

13.包装区域不同的包装线之间未采取有效的物理隔离。 

14.毒性饮片库为玻璃门窗,不符合安全储存的要求。 

15.接受、发放和发运区域不能有效地保证物料、产品不受外界(如雪、雨)的影响。

16.在生产区和质量控制区进行取样,未建立防止污染、交叉污染、混淆和差错的书面程序。 

17.生物检定、微生物和放射性同位素的实验室未分开设置。 

18.阳性对照室的排风未进行适当处理。 

19.溶出度试验仪和水分测定仪同室存放。

20.仓储间和质量控制区的饮水间设在操作区内,影响操作。

GMP缺陷之《设备管理》

1.设备安装位置靠近排风口,对气流流型造成影响,并增加污染风险。

2.设备维护、维修记录和设备运行记录不一致,同一时间设备既在运行又在维修。

3.电子秤精度不能满足使用岗位个别物料的投料精度。

4.使用电子天平称量样品,加载样品时用清零功能清零,再取下被称样品时,该数显示复数示值。

5.在未采取必要的防护措施情况下,对生产过程的设备进行维护。

6.生产结束拆卸磨具发现有个别破损,未对前期生产的产品进行质量追踪。

7.对维护、维修造成相应的偏差分析不够,或未按变更控制程序进行。

8.沸腾制粒机配套蠕动泵更换新硅胶管后未对喷浆速率重新进行确认,造成制粒过程中喷浆量不准,制出颗粒不易压片。

9.已清洁的设备、容器、部件与待清洁的设备、容器、部件放同一房间,未有效隔离。

10.对生产和检验使用的关键计量器和控制设备未按检验周期进行。

11.计量器、控制设备的标示信息不清洗或标示内容有误。

12.水质检测取样点设计不合理,水质监测缺乏代表性。

13.纯水管道设计不合理,有超过管径6倍的盲管。

14.纯水储罐安装的疏水性除菌过滤器,未按规定期更换,或无更换记录。

15.纯水输送管路存有无法排空的低位处(如埋入地下)。

16.多个车间共用一套制水系统,储罐采用并联方式各自运行。当某个车间停产时,纯水系统的储存、分配管路停止运行,未对停用系统再次恢复使用前清洁、灭菌和再确认情况下做出评价和规定,停运部分形成盲端,易滋生微生物。

17.未对纯水系统运行过程中出现的偏差进行分析处理。

18.未制定设备的预防性维修计划和规程,使用临时性的方法进行设备维护。

19.设备未在规定的标准范围内运行。如混合机的混合量超出设备规定的标准量。

20.设备生产能力与产品实际产量不匹配。

GMP缺陷之《物料与产品》

1.物料未按照“先进先出”的原则进行发放。 

2.对一次接受多个批次的物料,混为一批进行取样、检验和放行。 

3.没有对进场物料进行逐件核对或鉴别,也没有进行供应商现场资料审计。 

4.购入的中药材包装上的标签无产地、来源、采收日期等原始标示。 

5.物料在储存过程中仓库温控系统出现故障,储存温度超标,没有对物料质量情况进行评估而继续用于生产。 

6.某口服固体制剂已经称量的多种物料堆放在一起,没有任何标识。 

7.某中间产品的储存期限未经验证,没有数据支持。将超出复检期的物料用于身产。 

8.某物料的标示贴在了外包装桶盖上,而桶盖挪动易与其他物料混淆。 

9.不同品种、规格的标签存放在同一储藏柜中,没加标示容易用错。 

10.未对标签的发出、使用和退回数额进行平衡核算。 

11.不合格中间产品标示不醒目,未设置专门隔离区域。 

12.回收批次产品的有效期未按照回收处理中的最早批次确定。 

13.个别产品返工工艺控制参数与工艺存在不一致情况。 

14.某批次产品经重新加工后,仅按照常规检验项目进行了检查,合格后放行。质量部门没有对重新加工后的产品进行评估。 

15.某产品同一批号不同退货渠道的退货产品没有分开存放和记录。 

16.企业品种共用的生产设备的清洁验证中,在参照物质的选择上未考虑到毒性药材的影响。设备清洁验证结果不能完全证明共用设备是否会影响清洁。

GMP缺陷之《确认与验证》

 

1.企业在药品注册申报资料的注册标准中建立了产品堆密度的计算标准,但其工艺验证接受标准仅设定为符合《中国药典》(2010版)标准要求,未将符合注册文件中的堆密度标准纳入标准中。 

2.工艺规程中将原料药物的过筛目数作为关键工艺参数,但在工艺验证方案中未将其列入。 

3.变更了混合机的转速后,未进行混合后物料均一性的再确认。 

4.清洁验证中使用直接擦拭取样方式进行设备清洗后的残留取样,但该擦拭取样方式未执行取样回收率的测试。 

5.同一条生产线上共生产三种原料药,选择了一种原料药为代表执行清洁验证,但该原料药生产后的清洁工艺与另外两种不同。 

6.产品生产工艺验证时控制的温度与批生产记录的实际生产控制温度不一致。 

7.验证记录内容不全,缺少原始性。 

8.验证过程发生偏差时,无偏差处理的相关补充说明和记录。 

9.验证实施时未严格按照验证方案的内容进行,且未进行变更说明。 

10.对蒸汽灭菌器验证时装载的灭菌物品数量,与平时实际使用该灭菌器时装载的灭菌物品数量不一致。 

GMP缺陷之《文件管理》

 

1.工艺规程中的工艺流程与注册工艺不符。 

2.操作规程内容简单,不具有操作性。 

3.企业产品的质量标准只执行现行的药典标准,未执行注册标准。 

4.文件的修订没有按照程序执行,未按规定定期审核修订,没有修订的相关记录。 

5.某些记录没有足够的空格,当记录出现填写错误时,改后的数据字迹很小,难以辨认。 

6.因忙于操作等原因,未及时填写操作记录、签字,事后写回忆录。 

7.为将自动打印记录粘在批记录后面,自动打印记录没有操作人签名。热敏打印数据没有复印,数据不易保存。 

8.生产岗位记录随意划改,更改处没有更改人签名及标注日期。 

9.某设备变更后批生产量加大,没制定或修订相应的工艺规程,工艺没有进行再验证。 

10.工艺规程中未明确同一产品不同规格的包装形式的操作要求。 

11.某糖衣片工艺规程中未对晾片操作工艺工序环境的温、湿度作出规定。 

12.有特殊储存条件要求的产品,其工艺规程未对待包装产品的储存条件、储存时间做出规定。 

13.批记录设计较复杂,需填写的文字内容较多,不便于记录且易出差错。 

14.现场记录以空白纸代替,事后誊写记录。 

15.发生停电或设备故障,生产断数小时,批记录未如实记载,也未按偏差处理程序进行报告。 

16.批包装记录中未详细记录包装中发生的偏差。

GMP缺陷之《质量控制与质量保证》

1.实验室使用的工作对照品不能溯源,标定记录中未能提供国家法定对照品的相关信息。多次使用自制对照品未通过定期标化证明其效价或含量在有效期内的稳定性。

2.取样管理不规范,未根据不同剂型、不同包装制定相应的取样操作规程;使用未经处理的样品容器而影响检验效果。

3.某产品鉴别试验中,标准规定为加某种试剂数毫升(ml),企业的检验记录为格式化记录,没有记录试剂操作中加入试剂的准确数量。

4.国家标准对某一片剂的标准进行了修订,增加了有关物质检查,企业直接采用了国家标准方法,未进行必要的方法验证。

5.某制剂的中间产品含量测定结果超出企业规定标准,但未进行调查和处理。

6.某产品的储存条件为常温保存,但企业将产品在阴凉处保存。留样保存条件与规定不一致。

7.某工作对照品未规定有效期,或规定了有效期但未进行必要的验证和确认。

8.某产品的持续稳定性考察结果及数据未形成完整报告,也未经质量管理负责人审核。

9.企业委托第三方实验室对产品进行稳定性考察,但只出具了考察报告,未能提供详细的试验方案、试验记录、资质证明。

10.对关键参数的记录及判断不科学,没有记录指标的详细变化情况,无法对趋势进行分析。

11.企业改变了原料供应商,变更实施后评估数据不足,未对实施变更后的产品稳定性进行考察。

12.某产品的分析方法使用的色谱柱型号和规格发生了变化,未按照分析方法对变更进行审批。

13.企业的年度偏差台账,多次对偏差原因都归结为员工操作失误导致。制定的纠正预防措施都是对员工进行培训,培训内容均为设备标示相关问题。

14.成品库夏季温、湿度有偏离规定要求的时段,仓库只进行了简单备注记录,未上报质量部门,未按偏差管理标准进行管理。

15.供应商可以提供某一物料的多种规格,且有不同的质量标准,但是物料供应处的合格供应商资料中,没有物料供应商提供物料的规格信息。

16.现场审计记录不详细,没有记录必要的仪器、设备、人员等详细信息。仅仅是在格式化的记录表格中用“是”“否”来标示。

17.供应商生产状况发生了较大变化,未对其进行重新评估。

18.质量回顾性分析数据不全面,对发现的不良趋势未提出并建立明确的整改措施。

19.电子数据完整性存在如下缺陷:

(1)高效液相色谱仪等仪器工作站无审计追踪功能;

(2)与设备连接的计算机设置有一个用户名和密码,工作站软件未设置;

(3)电脑显示日期与实际日期不相符;

(4)含量测定使用的EXICL计算表格未进行验证;

(5)批检验激励图谱与工作站上的图谱对不上,记录有删除和更改;

(6)企业未建立计算机系统管理规程,规定使用和管理人员的职责和权限,以及数据录入、复核、备份、保管等相应要求。

GMP缺陷之《生产管理》

1.实际生产批量超出工艺规程规定的最大批量。

2.制剂产品用回收率计算代替物料平衡计算。

3.总混料斗出料时与接料斗密封不严,有粉尘扩散,易造成交叉污染。

4.生产现场存在没有标识的容器或工具。

5.管道连接无防止错接的设计,操作没有复核人员复核。

6.清洁后并在有效期内的料斗内壁残留有水珠,或触摸有残留物。

7.口服固体制剂铝塑包装工序无铝塑包装材料密封性检查控制项目。

8.口服固体制剂铝塑包装工序对剔废装置的有效性未制定检查手段和频率。 

9.生产状态标示信息内容不全,没有标明“理论产量”。

10.待分装容器没有进行编号管理,可追溯性差,无法确定是否进行了清洁。

11.用于检查漏贴标签的在线检测设备未定期进行测试,没有测试记录。

12.偏差调查处理记录中有重新包装行为,但批包装记录中未体现重新包装的内容及记录。

13.企业规定包装工序中间检查频次为每班两次,但检测记录中无检查时间,无法实现追溯。

14.工艺规程与原始注册申报工艺不一致;擅自更改生产工艺;批生产记录未按实际生产操作过程记录。生产记录数据前后出现矛盾。

GMP缺陷之《产品发运与召回》

 

1.退货产品在未经质量部门依据操作规程严格评价即已重新销售。

2.发运记录不完全,缺少收货单位的详细地址及联系方式。

3.合箱产品外箱上只标明了一个批次产品的生产日期、有效期。

4.合箱记录填写错误,合箱批号与产品生产日期不符。

5.未对召回产品进行分级,召回产品的过程记录不完整。

6.召回的产品不能保证每一个包装容器上都挂有清晰醒目的标志。

 

GMP缺陷之《自检》

1.组织定期自检的效果差,未明确自检小组中各部门的相关职责。

2.自检无整改计划,整改措施未落实。

3.企业的质量审计不足以确认某质量体系是有效地满足其质量体系的目标要求。

4.自检报告内容不全,对缺陷的描述不完整、不清晰。

5.未对缺陷项目进行跟踪检查,对自检中发现的偏差未提出详细的纠正预防措施。

6.未考虑整改措施对原系统的改变,如新增阴凉库、调配检验仪器等。

7.直接修改工艺参数,未进行分析评估及工艺验证;直接修改文件,未进行相关验证。

                                                                                     

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